Prečo sa oplatí objednávanie presunúť online?
Telefón vyrušuje pri práci, zákazníci volajú mimo otváracích hodín a zabudnuté termíny znamenajú prázdne miesto v rozvrhu. Online objednávanie rieši všetky tri problémy naraz.
Kaderníčka so zákazníčkou v kresle, automechanik pod autom, sestra pri pacientovi. Telefón zvoní a buď ho zdvihnú a prerušia prácu, alebo ho nezdvihnú a zákazník zavolá konkurencii. Ak hľadáte niekoho, kto to pre vás pripraví, pozrite si moje služby.
Online objednávanie dovolí zákazníkovi vybrať si termín kedykoľvek, aj v nedeľu večer. Vy vidíte prehľadný kalendár a telefonujete len vtedy, keď je to naozaj potrebné.
Prínos je väčší, než sa na prvý pohľad zdá. Odpadne prepisovanie termínov z papierového diára, dohadovanie cez správy a omyly v čase či dni. Zákazník vidí presne to, čo je voľné, a nemusí čakať, kým sa mu niekto ozve. Prevádzka pôsobí moderne a zákazníci, ktorí neradi telefonujú, sa objednajú skôr, ako by to odkladali na neskôr.
Ako online objednávanie funguje?
Zákazník si na webe vyberie službu, voľný termín a zadá kontakt. Systém termín zablokuje, pošle potvrdenie a pred termínom pripomienku. Vy vidíte všetko v jednom kalendári.
- Zákazník otvorí web alebo odkaz z Google či sociálnej siete.
- Vyberie si službu, prípadne konkrétneho pracovníka.
- Systém ponúkne len voľné termíny podľa trvania služby.
- Zákazník zadá meno, telefón alebo e-mail a potvrdí.
- Obom príde potvrdenie, deň pred termínom pripomienka.
Ak zákazník potrebuje termín zrušiť, urobí to cez odkaz v e-maile a miesto sa uvoľní pre niekoho ďalšieho.
Ako pripomienky znižujú počet zabudnutých termínov?
Automatická pripomienka e-mailom alebo SMS deň pred termínom výrazne zníži počet zákazníkov, ktorí neprídu. Odkaz na zrušenie uvoľní miesto pre iného zákazníka.
Každý termín, na ktorý zákazník nepríde, je stratený čas. Najčastejšie nejde o zlý úmysel, ľudia jednoducho zabudnú. Pripomienka deň vopred s jasným časom, adresou a odkazom na zrušenie pomôže viac ako akékoľvek pokuty.
Pripomienka môže obsahovať aj praktické informácie: čo si priniesť, kde zaparkovať, ako dlho bude služba trvať.
Chcete online objednávanie pre vašu prevádzku?
Napíšte mi, ako dnes objednávate, a navrhnem riešenie.
Rezervačný systém na mieruAké sú spôsoby objednávania a čím sa líšia?
Telefón je osobný, ale vyrušuje. Formulár so žiadosťou o termín je jednoduchý, no termín treba potvrdiť ručne. Kalendár s voľnými termínmi umožní zákazníkovi objednať sa sám a s pripomienkami šetrí najviac času.
Online objednávanie nemusí znamenať hneď plný rezervačný systém. Tabuľka porovnáva bežné spôsoby, aby ste videli, ktorý zodpovedá veľkosti a fungovaniu vašej prevádzky.
| Spôsob | Výhody | Nevýhody | Hodí sa pre |
|---|---|---|---|
| Telefón | osobný kontakt, žiadna technika | vyrušuje pri práci, zmeškané hovory mimo hodín | prevádzky s malým počtom termínov |
| Správy cez sociálne siete | zákazníci ich poznajú | dohadovanie trvá, termíny sa ľahko pomýlia | doplnkový kanál |
| Formulár so žiadosťou o termín | jednoduché spustenie, požiadavka písomne | termín treba potvrdiť ručne | menšie prevádzky s nepravidelným rozvrhom |
| Kalendár s voľnými termínmi | zákazník sa objedná sám, potvrdenie a pripomienka automaticky | treba nastaviť služby a pravidlá | prevádzky s pravidelnými službami a viacerými pracovníkmi |
Väčšina prevádzok nakoniec kombinuje kalendár s telefónom. Kalendár zvládne bežné objednávky a telefón zostane pre zákazníkov, ktorí chcú hovoriť s človekom.
Čo treba pred spustením nastaviť?
Zoznam služieb s trvaním, pracovné hodiny a prestávky, pracovníkov, časový odstup medzi termínmi, pravidlá zrušenia a to, ako ďaleko dopredu sa dá objednať.
- Služby a ich trvanie: strih 45 minút, prezutie pneumatík 30 minút, vstupné vyšetrenie 20 minút.
- Pracovný čas vrátane obedovej prestávky a dní, keď neordinujete alebo nepracujete.
- Pracovníci: kto robí ktoré služby a kedy.
- Rezerva medzi termínmi na upratanie či prípravu.
- Pravidlá: ako ďaleko dopredu a najneskôr kedy sa dá objednať alebo zrušiť.
- Ručné termíny: zákazníkov, ktorí volajú, zapíšete do toho istého kalendára.
Hotové riešenie, alebo systém na mieru?
Hotová rezervačná služba je rýchla na spustenie a hodí sa pre bežné prípady. Systém na mieru sa oplatí, keď máte špecifický postup, viac prevádzok alebo chcete systém bez mesačných licencií.
Pre menšiu prevádzku s jednoduchými službami často stačí hotová služba. Ak však máte netypické pravidlá, prepojenie na vlastný web a evidenciu, alebo vás mesačné licencie za viacero pracovníkov stoja viac, než by ste čakali, dáva zmysel systém na mieru.
Rozdiely, funkcie a postup tvorby podrobne rozoberám v článku rezervačný systém na mieru a na stránke rezervačný systém na mieru, kde nájdete aj príklady ako objednávanie pacientok v ambulancii Gynkomed či rezervácie apartmánov KarlovaTop.
Ako vyzerá online objednávanie v rôznych odboroch?
Kaderníctvo rieši pracovníkov a dĺžku služieb, autoservis kapacitu dielne, ambulancia typy vyšetrení a ubytovanie obsadenosť izieb. Systém sa nastaví podľa toho, ako prevádzka naozaj funguje.
Kaderníctvo a kozmetika
Každá kaderníčka má vlastný kalendár, služby majú rôznu dĺžku a farbenie zaberie viac času ako strih. Zákazníčka si vyberie službu aj konkrétnu kaderníčku a systém ponúkne len termíny, do ktorých sa služba zmestí.
Autoservis a pneuservis
Rozhoduje kapacita dielne a počet zdvihákov. V sezóne prezúvania sa dá otvoriť viac krátkych termínov, mimo sezóny menej. Zákazník zadá aj ŠPZ a typ auta, aby ste sa vedeli pripraviť.
Ambulancia a fyzioterapia
Rôzne typy vyšetrení majú rôzne trvanie a niektoré termíny sú vyhradené len pre objednaných pacientov. Pacient dostane pripomienku a pokyny, čo si priniesť.
Ubytovanie
Tu sa nerezervuje čas, ale noci. Systém stráži obsadenosť, minimálnu dĺžku pobytu a sezónne pravidlá, ako pri rezerváciách apartmánov KarlovaTop.
Ako nastaviť pravidlá zrušenia a neskorého príchodu?
Stanovte, dokedy sa dá termín bezplatne zrušiť, ako sa zruší cez odkaz v e-maile, čo sa stane pri neskorom príchode a ako postupujete pri opakovanom neprídení. Pravidlá napíšte stručne na web aj do potvrdenia.
Pravidlá chránia čas prevádzky aj ostatných zákazníkov. Dôležité je, aby boli jasné ešte pred objednaním a aby ich zákazník videl na viacerých miestach.
- Lehota na zrušenie: napríklad do určitej hodiny deň pred termínom. Zvoľte lehotu, ktorá vám dá čas miesto obsadiť.
- Jednoduché zrušenie: odkaz v potvrdení a v pripomienke. Čím ľahšie sa termín zruší, tým skôr to zákazník urobí namiesto toho, aby neprišiel.
- Neskorý príchod: či sa služba skráti, alebo presunie, aby ďalší zákazník nečakal.
- Opakované neprídenie: napríklad možnosť objednať sa už len telefonicky.
- Zálohy: pri dlhých alebo drahších službách niektoré prevádzky vyžadujú platbu vopred. Ide o rozhodnutie, ktoré závisí od vašej klientely.
Pravidlá formulujte zdvorilo a stručne. Cieľom nie je trestať, ale dať zákazníkovi jasný a jednoduchý spôsob, ako termín uvoľniť.
Ako zvládnuť prvé týždne
Po spustení sa oplatí sledovať, koľko objednávok príde online, v ktorých hodinách a pri ktorých službách zákazníci váhajú. Ak sa niektorý termín opakovane nedá obsadiť, môže byť zle nastavené trvanie služby alebo rezerva. Úpravy v prvých týždňoch sú bežné a systém by ich mal umožniť bez programátora, priamo v administrácii.
Ako online objednávanie oznámiť zákazníkom?
Pridajte tlačidlo na objednanie na web, do profilu v Google a na sociálne siete, dajte QR kód na pult a pri telefonáte zákazníkov na novú možnosť upozornite.
- výrazné tlačidlo „Objednať sa“ na úvodnej stránke webu,
- odkaz v profile firmy na Google a na sociálnych sieťach,
- QR kód pri pokladni alebo na vizitke,
- krátka veta v e-mailoch a pri telefonáte: „nabudúce sa môžete objednať aj online“.
Telefonické objednávanie pritom netreba rušiť. Starší zákazníci budú volať ďalej a je to v poriadku, zapíšete ich do toho istého kalendára. Ak ešte web nemáte alebo je zastaraný, pošlem vám návrh webu zadarmo.
Ako pri online objednávaní chrániť údaje zákazníkov?
Pýtajte sa len na údaje potrebné na objednanie, používajte šifrované pripojenie, chráňte administráciu heslom a na webe zrozumiteľne vysvetlite, ako s údajmi narábate.
Pri objednávaní zákazník zadáva meno, telefón alebo e-mail a niekedy aj poznámku. Na tieto údaje sa vzťahuje GDPR, preto sa oplatí dodržať niekoľko zásad:
- Minimum údajov: meno, kontakt a služba zvyčajne stačia.
- HTTPS: celý objednávací formulár beží na zabezpečenom pripojení.
- Prístup do administrácie: len pre ľudí, ktorí s objednávkami pracujú, s vlastným heslom.
- Informácie pre zákazníka: odkaz na zásady ochrany osobných údajov priamo pri formulári.
- Mazanie: staré objednávky nemusíte držať donekonečna, nastavte si, kedy sa odstránia.
Pri ambulanciách a iných prevádzkach, kde ide o zdravotné údaje, platia prísnejšie pravidlá. Formulár by tam nemal pýtať dôvod návštevy vo voľnom texte, ak to nie je nevyhnutné.
Časté otázky
Pre aké prevádzky sa online objednávanie hodí?
Pre kaderníctva, kozmetiku, masáže, autoservisy, pneuservisy, ambulancie, fyzioterapiu, poradenstvo a všade, kde pracujete s termínmi.
Budú zákazníci online objednávanie používať?
Áno, najmä mladší a pracujúci, ktorí sa objednávajú večer. Telefonické objednávanie môže fungovať ďalej popri ňom.
Dá sa online objednávanie pridať na existujúci web?
Áno. Systém sa dá vložiť do existujúceho webu alebo spustiť na samostatnej podstránke.
Čo ak zákazník nepríde?
Pripomienka deň vopred výrazne znižuje počet zabudnutých termínov. Zákazník môže termín jednoducho zrušiť a miesto sa uvoľní.
Musím mať kalendár na počítači?
Nie. Kalendár funguje v prehliadači na počítači, tablete aj mobile, bez inštalácie.
Návrh zadarmo do 2 pracovných dní
Napíšte mi pár viet o tom, čo potrebujete. Ozvem sa do 24 hodín. Prehľad všetkého, čo robím, nájdete na stránke služby.
Kontaktujte maTvorím weby, webové aplikácie a AI riešenia na mieru pre slovenské a české firmy. Mám za sebou viac ako 150 projektov a dôveruje mi 25+ lekárov. Píšem o tom, ako technológie môžu malým firmám ušetriť čas a priniesť nových zákazníkov.
