Rezervačný systém na mieru: ako funguje a kedy je lepší ako hotové riešenie

Čo je rezervačný systém na mieru?

Rezervačný systém má dve strany. Zákaznícku, kde si človek vyberie službu, termín a vyplní kontakt, a administračnú, kde firma vidí kalendár, upravuje termíny a nastavuje pravidlá. Takéto systémy programujem pre ambulancie aj firmy, ukážky nájdete na stránke rezervačný systém na mieru. Ak hľadáte niekoho, kto to pre vás pripraví, pozrite si moje služby.

„Na mieru“ znamená, že systém sa riadi vašimi pravidlami, nie vy jeho. Ak má vstupné vyšetrenie 40 minút a kontrola 15, ak niektoré služby môže robiť len jeden kolega alebo ak potrebujete pred prvou návštevou vyplnený dotazník, systém to zohľadní.

Aké funkcie má mať dobrý rezervačný systém?

Pre zákazníka

• výber služby, zamestnanca a voľného termínu na pár klikov,
• potvrdenie rezervácie e-mailom a pripomienka pred termínom,
• jednoduché zrušenie alebo presunutie termínu,
• vstupný dotazník alebo poznámka k rezervácii.

Pre firmu

• kalendár po dňoch, týždňoch a zamestnancoch,
• rôzne dĺžky služieb, prestávky, dovolenky a sviatky,
• kapacity: miestnosti, zariadenia, počet miest,
• ručné pridanie rezervácie z telefonátu,
• export a prehľady obsadenosti,
• prístupové práva pre jednotlivých kolegov.

Pre ktoré firmy je rezervačný systém vhodný?

1. Ambulancie a kliniky: rôzne typy vyšetrení, registrovaní a noví pacienti, pripomienky. Takýto systém používa ambulancia Gynkomed.
2. Salóny a štúdiá: služby s rôznou dĺžkou a výber konkrétneho pracovníka.
3. Autoservisy: typ úkonu, kapacita dielne, informácie o vozidle.
4. Poradcovia a lektori: konzultácie osobne aj online.
5. Ubytovanie a prenájmy: obsadenosť izieb, apartmánov alebo vybavenia, ako pri apartmánoch KarlovaTop v Prahe alebo požičovni pomôcok Medke Plus.

Ako to vyzerá v praxi pri Gynkomed a Medke Plus?

Objednávací systém pre Gynkomed rozlišuje registrované a neregistrované pacientky. Každá služba má vlastnú dĺžku a niektoré, napríklad prevencia, sú len pre registrované. Keď sa neregistrovaná pacientka chce rovno zaregistrovať, systém jej automaticky vyhradí dlhší termín.

Ambulancia vidí týždenný rozvrh podobný tabuľke v Exceli a farba ukazuje stav termínu: potvrdený online, čakajúci alebo pridaný z telefonátu. Administrácia je za heslom a systém sa dvakrát denne sám zálohuje.

Pre Medke Plus zo Sobraniec som pripravil rezervácie požičovne zdravotníckych pomôcok. Zákazník vidí pri pomôcke kalendár obsadených dní, pomôcky sa načítavajú priamo z e-shopu a majiteľ má rezervácie v jednom dashboarde.

Kedy stačí hotový rezervačný nástroj a kedy je lepší systém na mieru?

Hotové rezervačné nástroje sú dnes kvalitné a pre mnohé prevádzky úplne postačujú. Systém na mieru dáva zmysel, keď:

• potrebujete pravidlá, ktoré hotový nástroj nevie nastaviť,
• rezervácia má byť prepojená s vašou evidenciou, fakturáciou alebo CRM,
• chcete, aby rezervácia vyzerala a správala sa ako súčasť vášho webu,
• chcete mať dáta klientov uložené podľa vlastných požiadaviek,
• plánujete systém rozširovať o ďalšie funkcie, napríklad klientsku zónu.

Rezervačný systém je typickou webovou aplikáciou na mieru. Začína sa najdôležitejšími funkciami a ďalšie pribúdajú podľa skúsenosti.

Aký je rozdiel medzi hotovým nástrojom a systémom na mieru v jednotlivých bodoch?

Rozhodnutie uľahčí porovnanie konkrétnych vlastností. Tabuľka vychádza zo všeobecných rozdielov, jednotlivé hotové nástroje sa medzi sebou líšia.

Ak vám hotový nástroj vyhovuje, nie je dôvod ho meniť. Systém na mieru je rozumný ďalší krok vtedy, keď začnete obchádzať jeho obmedzenia alebo keď licencie za celý tím prestanú dávať zmysel.

Ako prebieha tvorba rezervačného systému?

1. Analýza: služby, ich dĺžky, kto ich robí, pravidlá rušenia a pripomienok.
2. Návrh: rezervačný formulár a administrácia, s dôrazom na mobil.
3. Vývoj: kalendár, pravidlá, notifikácie a prístupy.
4. Napojenie: vloženie do webu, e-mailové a SMS notifikácie, prípadne ďalšie systémy.
5. Testovanie: so skutočnými službami a zamestnancami.
6. Spustenie a zaškolenie: krátky návod pre tím a podpora v prvých týždňoch.

Ako zaviesť online rezervácie bez chaosu?

Zmena spôsobu objednávania je pre zákazníkov aj tím novinka. Postupné zavedenie znižuje riziko nedorozumení a dáva čas prispôsobiť pravidlá realite.

1. Pilot: spustite online rezervácie najprv pre jednu službu alebo jedného pracovníka.
2. Informovanie: pridajte výrazné tlačidlo na web, informáciu do podpisu e-mailu a oznam v prevádzke.
3. Súbežný režim: telefonické objednávanie ostáva, kým si zákazníci zvyknú; rezervácie z telefónu zapisujete do toho istého kalendára.
4. Vyhodnotenie: po pár týždňoch sa pozriete, koľko rezervácií prišlo online, kde zákazníci váhali a čo treba upraviť.
5. Rozšírenie: pridáte ďalšie služby, kolegov či funkcie, napríklad vstupný dotazník.

Na čo myslieť pri pravidlách

• ako dlho vopred sa dá rezervovať a dokedy zrušiť,
• či je potrebné potvrdenie rezervácie firmou, alebo platí hneď,
• rezervy medzi termínmi na prípravu a upratanie,
• čo sa stane, keď zákazník nepríde.

Dobré pravidlá sú jednoduché a zrozumiteľné. Zákazník má vedieť, na čom je, a tím nemá riešiť výnimky každý deň. Ak by ste chceli, aby sa zákazník pri rezervácii rovno rozhodol aj o rozsahu služby, dá sa systém prepojiť s konfigurátorom.

Pripomienky e-mailom, alebo SMS?

Pripomienky patria k funkciám, ktoré majú na zmeškané termíny najväčší vplyv. Pri výbere kanála sa oplatí zvážiť, akí sú vaši zákazníci a čo im chcete oznámiť.

• E-mail: vhodný na potvrdenie s podrobnosťami, pokynmi a odkazom na zrušenie alebo presun.
• SMS: krátka správa s dátumom, časom a adresou. Hodí sa pre zákazníkov, ktorí e-maily nečítajú pravidelne.
• Načasovanie: bežná je pripomienka deň vopred, pri ranných termínoch môže byť vhodnejšia popoludní predchádzajúceho dňa.
• Súhlas a obsah: pripomienka sa týka dohodnutého termínu, nemá obsahovať reklamu. Údaje zákazníka spracúvajte len na tento účel.

V systéme na mieru sa dá nastaviť, ktoré služby dostanú ktorý typ pripomienky a s akým textom. Napríklad pri prvej návšteve môže pripomienka obsahovať aj pokyny, čo si priniesť.

Čo rezervačný systém firme prinesie?

• Čas: termíny si zákazníci rezervujú sami, telefón zvoní menej.
• Menej zmeškaných návštev: pripomienky pred termínom fungujú.
• Dostupnosť: rezervovať sa dá aj večer a cez víkend.
• Poriadok: jeden kalendár pre celý tím namiesto zošitov a tabuliek.
• Podklady: dotazník vyplnený vopred skracuje samotnú návštevu.

Pripomienky, potvrdenia aj zápis rezervácií do ďalších systémov sú zároveň príkladmi automatizácií, ktoré firme šetria čas každý deň.

Časté otázky